Zasada konkurencyjności. Część 3.

Rozstrzygnięcie postępowania

Komplementarnym elementem realizacji zasady konkurencyjności jest upublicznienie zapytania ofertowego. Miejsce i termin jego umieszczenia decydują bowiem o tym, kto będzie mógł się z nim zapoznać. Całe postępowanie sfinalizujesz, dokonując wyboru oferty i ogłaszając wynik.

Już przestudiowałeś dwa pierwsze kroki, które opisaliśmy w poprzednich odcinkach: „Wybór procedury” oraz „Jak przygotować zapytanie ofertowe”. Trzecia część, którą właśnie oddajemy w Twoje ręce, jest poświęcona upublicznieniu zapytania, wyborowi oferty i ogłoszeniu wyniku postępowania. Jeżeli dopilnujesz tych wszystkich etapów, Twoje starania zaprocentują. Nie będzie Ci grozić żadna korekta finansowa ani pomniejszenie dotacji. Jak sfinalizować postępowanie o udzielenie zamówienia?

Upublicznienie

Upublicznienie zapytania ofertowego oznacza wszczęcie postępowania o udzielenie zamówienia w ramach projektu. Zapytanie ofertowe należy umieścić w bazie konkurencyjności. W dokumentacji z prowadzonego postępowania warto zamieścić wydruk potwierdzający zamieszczenie Twojego zapytania ofertowego w bazie. Gdyby doszło do zawieszenia działalności bazy (musiałby to potwierdzić odpowiedni komunikat ministra rozwoju), zapytanie należy umieścić na stronie internetowej wskazanej przez instytucję, z którą zawierasz umowę o dofinansowanie (od 1 stycznia 2018 r. będzie to strona internetowa właściwa dla RPO WM). Robisz tak również w sytuacji, gdy ze względu na specyfikę swojego projektu chcesz rozpocząć jego realizację na własne ryzyko jeszcze przed podpisaniem umowy o dofinansowanie. W 2018 r. ma być rozszerzona funkcjonalność bazy konkurencyjności, co umożliwi zamieszczanie ogłoszeń również przez podmioty, które nie mają jeszcze podpisanej umowy o dofinansowanie.

Potrzebujesz wprowadzić zmiany w treści zapytania ofertowego? Jest to możliwe, o ile oczywiście nie upłynął przewidziany termin składania ofert. W takiej sytuacji w opublikowanym zapytaniu ofertowym uwzględnij informację o zmianie – powinna ona zawierać co najmniej: datę upublicznienia zmienianego zapytania, a także opis dokonanych zmian. Powinieneś również przedłużyć termin składania ofert o czas niezbędny do wprowadzenia zmian w ofertach.

Wybór wykonawcy

O wyborze decyduje ocena pod kątem kryteriów, które są określone w zapytaniu ofertowym. Szczegółowo opisywaliśmy ten etap w poprzednim numerze e-biuletynu. Wybór najkorzystniejszej oferty powinien być udokumentowany pisemnym protokołem zawierającym m.in. wykaz wszystkich ofert, które wpłynęły w związku z konkretnym ogłoszeniem (włączając w to oferty ważne, jak i odrzucone) wraz z datą ich wpłynięcia, punktację przyznaną poszczególnym wykonawcom (podając punktację za każde kryterium osobno), jak i wskazanie najkorzystniejszej oferty wraz z uzasadnieniem. Wykonawca, którego oferta otrzymała największą liczbę punktów, może zawrzeć umowę o udzielenie zamówienia. W razie odstąpienia od podpisania umowy, może ona zostać zawarta z wykonawcą, którego oferta uzyskała kolejny najwyższy wynik.

Przy określaniu postanowień umowy o udzielenie zamówienia jesteś związany treścią oferty, na podstawie której dokonałeś wyboru wykonawcy. Rozdział 6.5.2 pkt 22 Wytycznych przewiduje jednak kilka wyjątków od tej reguły. Przede wszystkim możesz dokonać istotnych zmian w postanowieniach umowy wówczas, kiedy przewidziałeś taką możliwość w zapytaniu ofertowym i określiłeś warunki takiej zmiany (o ile nie prowadzi ona do zmiany charakteru umowy).

Drugi wyjątek dotyczy realizacji dodatkowych dostaw, usług lub robót budowlanych od dotychczasowego wykonawcy, które choć nie były objęte zamówieniem, stały się niezbędne w momencie zawierania umowy. W tym przypadku muszą zostać jednak spełnione jeszcze dodatkowe warunki – przede wszystkim zmiana wykonawcy nie może być motywowana względami ekonomicznymi i technicznymi. Ponadto zamawiający powinien wykazać, że zmiana dotychczasowego wykonawcy spowodowałaby istotną niedogodność lub znaczne zwiększenie kosztów. Musisz również pamiętać, że choć ewentualna zmiana wartości zamówienia wciąż jest możliwa na tym etapie (po spełnieniu powyższych warunków), to nie może ona przekroczyć 50% wartości pierwotnego zamówienia.

Trzecie odstępstwo od reguły jest związane z dokonaniem takich zmian, które nie prowadzą do zmiany charakteru umowy, a jednocześnie są spowodowane okolicznościami, których zamawiający nie mógł przewidzieć, kiedy upubliczniał ofertę. Podobnie jak w poprzednim przypadku, również w tej sytuacji wartość zmiany nie może przekroczyć 50% wartości zamówienia.

Czwarty – i ostatni – wyjątek dotyczy zastąpienia wykonawcy, któremu udzielono zamówienia przez nowego wykonawcę w wyniku połączenia, podziału, przekształcenia, upadłości, restrukturyzacji lub nabycia dotychczasowego wykonawcy lub jego przedsiębiorstwa przez inne. Taka sytuacja może również zajść w przypadku przejęcia przez zamawiającego zobowiązań wykonawcy względem jego podwykonawców.

Ogłoszenie wyniku

Tutaj reguły są proste – informację o wyniku postępowania ogłaszasz w taki sam sposób, w jaki upubliczniałeś zapytanie ofertowe, czyli najczęściej w bazie konkurencyjności. Taka informacja powinna zawierać co najmniej nazwę wybranego wykonawcy. Do dokumentacji z postępowania warto dołączyć wydruk potwierdzający dokonanie tej czynności.

Po ogłoszeniu wyniku może okazać się, że oferenci, których oferty nie zostały wybrane, zwrócą się o udostępnienie protokołu postępowania o udzielenie zamówienia. Wówczas powinieneś protokół udostępnić, pamiętając jednak o wyłączeniu tych jego części, które zawierają tajemnicę przedsiębiorstwa.

Jeżeli dopełnisz wszystkich opisanych powyżej formalności – możesz być pewny, że przeprowadziłeś postępowanie jak należy. Jak widzisz, nie jest to takie trudne. W razie jakichkolwiek wątpliwości, możesz zasięgnąć porady w Mazowieckiej Jednostce Wdrażania Programów Unijnych. Jesteśmy w Twoim zasięgu!

Opracowane przez Łukasza Szoszkiewicza na podstawie „Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach EFRR, EFS oraz FS na lata 2014-2020” i przy współpracy z Marią Wiro-Kiro, głównym specjalistą w Mazowieckiej Jednostce Wdrażania Programów Unijnych w Warszawie.